Gérer une copropriété est une tâche assez complexe, surtout si la copropriété en question rassemble un nombre important de logements. Pour faciliter et fluidifier le partage d’informations dans un immeuble, les outils et stratégies de communication peuvent s’avérer être très pratiques et rassurants. Pour ce faire, on a sélectionné pour vous les outils disponibles qui pourraient vous aider pour organiser d’une manière efficace les relations humaines dans un immeuble.
Informer à travers Internet
Nous sommes actuellement à l’ère du numérique. Tout se fait via Internet ou à travers les diverses plateformes de communication récentes. Pour informer les copropriétaires sur les diverses interventions et propositions du syndic, ces outils sont indispensables. Il suffit de partager sur le site de la copropriété les actualités sur la gestion de l’immeuble. Plusieurs outils sont compris dans Internet, on peut citer l’information par e-mail, le site Internet, la newsletter, le forum, etc. Il suffit d’avoir Internet pour bénéficier de ces canaux de communication.
À la base, ces informations concernent les évènements importants qui se sont produits, ou ceux qui sont à venir. Par conséquent, le syndic fera des publications sur les décisions prises lors de la dernière réunion, l’ordre du jour dont il faut discuter lors de la prochaine assemblée générale, les travaux indispensables pour entretenir l’immeuble, le budget prévisionnel pour la réalisation des travaux d’entretien ou de rénovation, etc.
Utiliser la nouvelle technologie
Avec les avancées technologiques, les moyens de communication sont mis à jour. Vous pouvez maintenant utiliser des totems pour afficher les informations pertinentes et importantes sur le fonctionnement de l’immeuble. Il s’agit d’un écran muni d’un processeur qui permet la diffusion de messages indicatifs et publicitaires. Avec ce totem, le responsable de l’immeuble pourra y faire défiler des consignes essentielles à la conservation de l’immeuble, telles que des indications sur l’utilisation des divers équipements, la sensibilisation sur la préservation de la propreté, les bonnes attitudes à adopter pour une relation saine entre les copropriétaires. Les annonces concernant les animations qui vont être organisées pour favoriser la cohésion et le dynamisme au sein de la copropriété pourront aussi y figurer.
Lors de la présentation pour une réunion, le syndic ou les autres responsables au sein de l’assemblée générale pourront aussi utiliser une présentation PowerPoint. C’est un outil qui permet d’animer la présentation, de sorte que les convives puissent comprendre avec facilité et clarté les sujets qu’on leur expose. Les diapo PowerPoint aident l’exposant à expliquer d’une manière concrète et précisent le thème qu’il est en train de traiter. En plus, il n’est pas nécessaire d’être un as de l’animation numérique pour avoir un bon rendu.
À titre d’information, il appartient à la copropriété de décider si les outils comme le totem représentent des investissements utiles ou non pour la communauté. La décision dépendra de même du fonds financier disponible sur le compte de la copropriété.
Opter pour les anciens outils
L’affichage, le courrier, les questionnaires, les discussions hors assemblée générale (informelles), etc., restent des outils encore très sollicités dans le domaine de l’information et de la communication au sein d’un immeuble. Ils sont faciles à utiliser et ne nécessitent pas de gros investissements. Il vous appartient de voir ce qui convient le mieux à votre communauté.
